Regulamin

Organizator, termin i czas trwania Konferencji 

1. Niniejszy Regulamin określa prawa i obowiązki Uczestników Łódzkich Dni Medycyny Pracy, zwanych dalej „Konferencją”, które odbędą się stacjonarnie w dniach 21-23 listopada 2024 r.,
2. Organizatorem Konferencji jest Instytut Medycyny Pracy imienia prof. dr med. Jerzego Nofera w Łodzi we współpracy z oddziałem łódzkim Polskiego Towarzystwa Medycyny Pracy, zwanymi dalej „Organizatorem”.
3. Uczestnikiem Konferencji jest każda pełnoletnia osoba fizyczna posiadająca zdolność do czynności prawnych, która zgłosiła chęć udziału w Konferencji poprzez wypełnienie formularza rejestracyjnego i zaakceptowała zasady uczestnictwa w Konferencji, o których mowa w Regulaminie, zwana dalej „Uczestnikiem”.
4. Uczestnik przyjmuje do wiadomości, że wzięcie udziału w Konferencji jest równoznaczne z zaakceptowaniem treści Regulaminu.
5. Konferencja odbywać się będzie:
   • w gmachu Filharmonii Łódzkiej im. Artura Rubinsteina: ul. Narutowicza 20/22, 90-135 Łódź – sesja inauguracyjna połączona z obchodami Jubileuszu 70-lecia Instytutu Medycyny Pracy im. prof. dr med. Jerzego Nofera (21 listopada 2024 r.),
   • w hotelu Novotel Łódź Centrum: al. Piłsudskiego 11a, 90-368 Łódź – sesje tematyczne (22-23 listopada 2024 r.).
6. Regulamin jest udostępniany Uczestnikom na stronie internetowej Konferencji: https://dnimedycynypracy.imp.lodz.pl, zwanej dalej „Stroną Konferencji”, w wersji polskojęzycznej, w sposób umożliwiający jego pobranie.
7. Organizator zastrzega sobie prawo zmiany Regulaminu z powodu zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa i konieczności dostosowania Regulaminu do tej zmiany. Zmiana Regulaminu wchodzi w życie od momentu jego publikacji na Stronie Konferencji.
8. Organizator zastrzega sobie prawo zmiany terminu oraz formuły Konferencji w sytuacji, gdy jej przeprowadzenie w terminie oraz formie, o których mowa powyżej będzie niemożliwe albo nadmiernie utrudnione z przyczyn niezależnych od Organizatora, w szczególności z powodu ograniczeń, nakazów i zakazów związanych z wprowadzeniem stanu pandemii. Zmiana terminu lub/oraz formuły Konferencji zostanie niezwłocznie ogłoszona na Stronie Konferencji.
9. Organizator zastrzega sobie możliwość wprowadzenia zmian w programie Konferencji, w tym prawo do zmian rozkładu czasowego i kolejności wystąpień. W razie wprowadzenia zmian, Organizator poinformuje o tym niezwłocznie na Stronie Konferencji. Zmiana programu Konferencji nie stanowi zmiany Regulaminu.

Rejestracja udziału w Konferencji  

1. 1. Udział w Konferencji jest odpłatny i wymaga wcześniejszej rejestracji poprzez elektroniczny formularz rejestracyjny zamieszczony na Stronie Konferencji (zwanym dalej „Formularzem”).
   2. Szczegółowy sposób rejestracji uczestnictwa w Konferencji, w tym terminy rejestracji, wysokość opłaty rejestracyjnej (zwanej dalej „Opłatą”) wraz ze sposobem jej uiszczenia zostały podane na Stronie Konferencji.
   3. W razie rezygnacji z udziału w Konferencji, Uczestnik zobowiązany jest do niezwłocznego poinformowania o tym Organizatora poprzez przesłanie stosownej informacji na adres e-mail: dmp@imp.lodz.pl. Uczestnikowi, który przed dniem 30 września 2024 r. zrezygnuje z udziału w Konferencji, w sposób, o którym mowa w niniejszym ustępie, Organizator zwróci Opłatę (zwrotowi nie podlegają opłaty bankowe). Rezygnacja z udziału w Konferencji dokonana po 30 września 2024 r. będzie skutkowała brakiem zwrotu uiszczonej przez Uczestnika Opłaty. Zwroty Opłat dokonywane będą przez Organizatora po zakończeniu Konferencji, w terminie do 30 dni po jej zakończeniu.
   4. Organizator nie odpowiada za podanie przez Uczestnika błędnych lub nieprawdziwych danych podczas rejestracji uczestnictwa w Konferencji.
   5. Uczestnik potwierdza zapoznanie się z Regulaminem i akceptację jego postanowień oraz zobowiązuje się do uiszczenia Opłaty.
   6. Uczestnik nabywa prawo udziału w Konferencji z chwilą otrzymania potwierdzenia rejestracji, po uiszczeniu Opłaty.

Ogólne zasady udziału w Konferencji 

1. Oficjalnym językiem Konferencji jest język polski. W trakcie Konferencji odbędą się sesje tematyczne, warsztaty orzecznicze oraz sesja posterowa.
2. Uczestnik po zakończeniu każdej sesji plenarnej może zgłosić wolę zadawania pytań. Organizator, biorąc pod uwagę planowany czas trwania wystąpień, jak również harmonogram Konferencji zdecyduje o liczbie i kolejności zadawanych pytań.
3. Każdy z Uczestników stosownie do ról pełnionych w trakcie konferencji otrzyma certyfikat potwierdzający udział w wydarzeniu. Za udział w konferencji uczestnicy otrzymują punkty edukacyjne.
4. Organizator planuje utrwalenie sesji plenarnych, warsztatów, sesji posterowych oraz imprez towarzyszących Konferencji w postaci fotorelacji (dalej jako: „Fotorelacja”) oraz ich rejestrację audiowizualną. Wybrana część tego materiału zostanie udostępniona na prawach licencji CC-BY.
5. Uczestnicy akceptują ustalone reguły przebiegu Konferencji i jej program oraz zobowiązują się nie wpływać na jego zmianę i nie zakłócać przebiegu Konferencji. Organizator jest uprawniony do wyłączenia z udziału w Konferencji Uczestników, którzy naruszają postanowienia Regulaminu, a w szczególności:

• zakłócają przebieg Konferencji;
• podejmują działania niezgodne z prawem, z dobrymi obyczajami bądź godzące w uzasadnione interesy osób trzecich;
• podejmują działania zmierzające do obejścia albo wskazujące na próbę obejścia Regulaminu;
• podejmują działania naruszające uzasadnione interesy Organizatora lub godzące w jego wizerunek.

Zgłaszanie wystąpień i posterów 

1. Uczestnicy mogą zgłaszać propozycje wystąpień i posterów w formie abstraktów. Streszczenia mogą być zgłaszane wyłącznie za pośrednictwem poczty e-mail na adres dmp@imp.lodz.pl. do dnia 15 września 2024.
2. Zgłoszenie streszczenia jest równoznaczne z uzyskaniem zgody wszystkich współautorów oraz kierownika jednostki na nadesłanie pracy.
3. Streszczenia powinny być przygotowane w języku polskim oraz zawierać podstawowe dane dotyczące badania: cel, metodykę, wyniki oraz wnioski.
4. Organizator zastrzega sobie prawo wskazania, którzy Uczestnicy będą występować z prezentacją Wykładów podczas sesji plenarnych jako Prelegenci.
5. Każde zgłoszone streszczenie będzie kwalifikowane do przyjęcia przez członków Komitetu Naukowego. Autorzy otrzymają powiadomienie o przyjęciu pracy oraz czasie jej prezentacji.
6. Prelegent/Prezenter Posteru ponosi pełną odpowiedzialność za formę i treść Wystąpienia. Prelegent/Prezenter Posteru zobowiązuje się do opracowania i przedstawienia autorskiego Wykładu/Posteru, który nie będzie naruszał praw i dóbr osobistych osób trzecich.
7. Poster powinien mieć maksymalnie format A1: 59,4 cm (szerokość) x 84,1 cm (wysokość) w układzie pionowym. Organizator zaleca przesyłanie gotowych posterów przesyłką kurierską na adres: Biuro Nauki i Szkoleń, Instytut Medycyny Pracy imienia prof. dra Jerzego Nofera w Łodzi, ul. św. Teresy od Dzieciątka Jezus 8, 91-348 Łódź, na co najmniej dwa tygodnie przed rozpoczęciem Konferencji.
8. Prelegent wyraża zgodę na zwielokrotnienie i utrwalenie nagrania Wykładu w zestawieniu z innymi Wykładami, w postaci Relacji z Konferencji, która będzie udostępniana na stronach Organizatora w nieograniczonym czasie na licencji CC-BY (uznanie autorstwa).
9. Prelegent/Prezenter Posteru udziela Organizatorowi niewyłącznej, nieograniczonej czasowo i terytorialnie, ilościowo i jakościowo licencji na korzystanie z Wykładu/Posteru – w tym utrwalanego w formie Nagrania, w całości lub w części, w ramach tzw. Materiałów Konferencyjnych i/lub materiałów pokonferencyjnych.

Prawa i obowiązki Uczestników Konferencji 

1. Uczestnik Konferencji po przybyciu na miejsce Konferencji zobowiązany jest do potwierdzenia na stanowisku recepcyjnym swojego osobistego uczestnictwa w Konferencji.
2. Uczestnicy mają obowiązek przestrzegać zasad bezpieczeństwa, przepisów BHP i przeciwpożarowych obowiązujących na terenie obiektów, w których organizowana jest Konferencja
3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy pozostawione i zgubione podczas Konferencji
4. Personel Konferencji w przypadku zakłócania przez Uczestnika ładu i porządku publicznego oraz nieprzestrzegania obowiązujących w dniu Konferencji zasad reżimu sanitarnego jest uprawniony do:

• wezwania Uczestnika do stosownego zachowania;
• żądania opuszczenia przez Uczestnika terenu Konferencji;
• wezwania właściwych służb w sytuacji, gdy zachowanie Uczestnika kwalifikuje się do takiej interwencji, w tym w szczególności, gdy stanowi zagrożenie dla pozostałych Uczestników lub personelu Konferencji lub mienia Organizatora.

1. 5. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za zdarzenia wynikające z nieprzestrzegania przez Uczestników Regulaminu, niestosowania się przez Uczestników do zaleceń Organizatora oraz poleceń personelu Konferencji i służb odpowiedzialnych za bezpieczeństwo i porządek. W przypadku zauważenia zagrożenia dla życia i zdrowia Uczestników, Uczestnik zobowiązany jest niezwłocznie poinformować o tym personel Konferencji.

Przetwarzanie danych osobowych 

1. Przesłanie zgłoszenia na organizowane wydarzenie jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na przetwarzanie danych osobowych w tym wizerunku, przez Organizatora wydarzenia.
2. Organizator zastrzega, iż poszczególne etapy wydarzenia mogą być utrwalane na nośnikach audio i video, jak również może być robiona fotorelacja dla celów edukacyjnych, informacyjnych, dokumentacyjnych a także na rzecz promocji i komunikacji samego wydarzenia poprzez jego publikację na stronie internetowej Organizatora. Wizerunek tłumu będzie przetwarzany oraz rozpowszechniany na zasadach opisanych w art. 81 Prawa Autorskiego ust. 2 pkt 2.
3. Administratorem danych osobowych uczestników jest: Instytut Medycyny Pracy im. prof. dra med. Jerzego Nofera w Łodzi, ul. św. Teresy od Dzieciątka Jezus 8, 91-348 Łódź.
4. W przypadku pytań dotyczących sposobu i zakresu przetwarzania danych osobowych uczestników w zakresie działania Administratora, a także przysługujących uprawnień należy skontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych za pomocą adresu e-mail: iod@imp.lodz.pl.
5. Dane osobowe uczestników będą przetwarzane w celach związanych z realizacją w/w wydarzenia (rejestracja, wysyłanie informacji organizacyjnych, potwierdzenia udziału w wydarzeniu, rozliczenia).
6. Przetwarzanie odbywać się będzie na podstawie udzielonej zgody (art. 6 ust.1 lit. a RODO), dla celów wynikających z przepisów prawa podatkowego, przepisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną (art. 6 ust.1 lit. c RODO) oraz na podstawie prawnie uzasadnionych interesów Administratora (art. 6 ust.1 lit. f RODO tj. zapewnienie bezpieczeństwa usług świadczonych drogą elektroniczną np. przesyłanie potwierdzeń rejestracji oraz dochodzenie roszczeń lub obrona przed ewentualnymi roszczeniami).
7. Przetwarzaniu będą podlegały dane osobowe wskazane w formularzu rejestracyjnym oraz wizerunek.
8. Uczestnikom przysługuje prawo dostępu do swoich danych, żądania ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania (jeżeli są nieprawdziwe lub nieaktualne), wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania (gdy ich przetwarzanie odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora lub dla celów statystycznych a sprzeciw jest uzasadniony szczególną sytuacją, w której się Pani/Pan znalazł), przeniesienia oraz uzyskania kopii danych.
9. Dane osobowe uczestników będą udostępniane jedynie osobom upoważnionym w celu zapewnienia obsługi administracyjnej wydarzenia.
10. Dane osobowe uczestników nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany – nie będą profilowane. Nie będą przekazywane do państw trzecich i organizacji międzynarodowych.
11. Podanie danych osobowych jest dobrowolne. Konsekwencją niepodania danych osobowych będzie brak możliwości wzięcia udziału w organizowanym wydarzeniu.
12. Dane osobowe zawarte na dokumentach rozliczeniowych będą przechowywane przez okres max. 5 lat od momentu rozliczenia. Dane przetwarzane na podstawie zgody będą przetwarzane do momentu jej wycofania lub do czasu ustania realnej potrzeby, dla której zostały pozyskane np. zakończy się etap promocji.
13. Skorzystanie z prawa cofnięcia zgody nie ma wpływu na przetwarzanie, które miało miejsce do momentu wycofania zgody. Dane osobowe uczestników będą przetwarzane zgodnie z niniejszą informacją oraz zgodnie z odpowiednimi przepisami o ochronie danych osobowych. W sytuacji niezadowolenia uczestnikom przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. (na adres Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00 – 193 Warszawa).
14. Zgłoszenie do udziału w wydarzeniu jest jednoznaczne z akceptacją postanowień niniejszego Regulaminu.

Postanowienia końcowe 

1. Niniejszy Regulamin jest udostępniony Uczestnikom Konferencji na Stronie Konferencji i wchodzi w życie z dniem jego zamieszczenia na ww. stronie.
2. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania Konferencji, zmiany jej programu i formuły w każdym czasie. O odwołaniu Organizator niezwłocznie poinformuje na Stronie Konferencji. Organizator nie będzie wobec Uczestników i Prelegentów zobowiązany do żadnej rekompensaty lub odszkodowania z tego tytułu, ani do zwrotu kosztów poniesionych celem uczestnictwa w Wydarzeniu, z wyjątkiem zwrotu Opłaty.
3. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają powszechnie obowiązujące przepisy.